De gezondheidszorg in Nederland ligt vaak onder een vergrootglas. Geen wonder; De Nederlandse ziekenhuizen behoren tot de beste in de wereld. Nederland komt in onderzoek van het Zweedse onderzoeksbureau Health Consumer Powerhouse zelfs als beste van Europa uit de bus. Daar staat wel een prijskaartje tegenover. Daarom speelt de spagaat tussen de betaalbaarheid van de zorg en het handhaven van de hoge kwaliteit een grote rol in het politieke en maatschappelijke debat. En uiteraard hebben artsen, verpleegkundigen, technici en andere ziekenhuismedewerkers dagelijks te maken met die spagaat.

Naast de arbeidskosten maken de kosten voor medische technologie een aanzienlijk deel uit van de operationele kosten en investeringen van ziekenhuizen. Met MTbook, dat onlangs gelanceerd werd door Zapphire BV, is de zorg een innovatie rijker waarmee zorginstellingen zowel op de onderhouds- als de aanschafkosten van medische technologie kunnen besparen. Naast besparingen kunnen de instellingen met MTbook ook de kwaliteit op en rondom de medische technologie verbeteren. Hoe? Onder andere door op risico’s en op ervaringen gestuurd beheer en onderhoud met MTbook te faciliteren. In dit artikel zoomen we in op de betekenis en effecten van risico- en ervaringsgestuurd beheer en onderhoud van medische technologie.

Risicomanagement in de zorg

In 2002 stelde de Inspectie voor de Gezondheidszorg dat de kwaliteitsborging van medische apparatuur in ziekenhuizen onvoldoende was. Daarop volgde in 2005 een nieuw rapport waarin werd geconcludeerd dat kwaliteitsborging nog steeds werd onderschat. Risicomanagement werd als één van de noodzakelijke instrumenten aanbevolen om de kwaliteitsborging van medische apparatuur vorm te geven. Dat gebeurde ook en inmiddels maakt risicomanagement bij ziekenhuizen – helemaal na de introductie van het Convenant “Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis” - integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoering.

Onze partner Logic Medical is gespecialiseerd in risicobeheersing en –management ten aanzien van het gebruik, beheer en onderhoud van medische apparatuur. Zij heeft een methodiek voor risicomanagement ontwikkeld, die is gebaseerd op de risicoclassificatie van medische apparatuur en hulpmiddelen en op een onderhoudsstrategie voor elke risicoklasse apparaten. Ieder apparaat en hulpmiddel wordt in een bepaalde risicoklasse ingedeeld. Voor het tegenwoordige risicoclassificatiemodel maakte Logic Medical gebruik van verschillende classificatiemodellen (o.a. MZH RAS, ECRI, Wibaz, ASHE en CE). Het model van Logic Medical, op basis waarvan ondertussen duizenden apparaten binnen de Nederlandse zorginstellingen zijn ingedeeld, maakt tevens integraal onderdeel uit van de Medische Technologiemodule van Ultimo en het tegenwoordige MTbook.

Voorbeeldscherm uit MTbook. Invullen van de risicoclassificatie door een ervaringsdeskundige.

Wat is risicogestuurd beheer en onderhoud?

Alle medische apparaten en instrumenten in de medische technologiebibliotheek van MTbook zijn onderverdeeld op basis van de risicoclassificatie van Logic Medical. Op basis van het model van Logic Medical is voor ieder apparaat en instrument nauwkeurig, eenduidig en gestructureerd een risicoklasse bepaald. Afhankelijk van de risicoklasse is in MTbook een passend onderhoudsplan en –frequentie opgenomen. Het betekent in principe ook dat hoe lager het risico van een apparaat is, hoe minder onderhoud en inspectie nodig zijn. Bij het bepalen van de risicoklasse van een apparaat worden onder andere de volgende factoren meegewogen:

• de functie van het apparaat,
• het risico van een storing voor de patiënt,
• de impact van een verstoring op het zorgproces,
• de omgevingscondities waarin het apparaat gebruikt wordt,
• door de leverancier voorgestelde onderhoudsfrequenties,
• de gebruiksfrequentie en intensiteit van het gebruik,
• de soort en het aantal gebruikersfouten,
• de storingsgegevens uit het onderhoudsmanagementsysteem.

Dit model voor risicomanagement in de medische technologie, waarbij onderhoud wordt gebaseerd op risicoclassificatie en daaraan gerelateerde onderhoudsvoorstellen, noemen we risicogestuurd onderhoud. Het voordeel van deze aanpak is dat alleen nog voor de hoogste risicoklasse het onderhoud gebaseerd is op de voorschriften en adviezen van de leverancier/fabrikant. Voor de lagere risicoklassen gelden minder frequente en arbeidsintensieve onderhoudsacties waardoor er flinke besparingen gerealiseerd kunnen worden door de instelling.

Nog niet alle ziekenhuizen maken gebruik van dit model. Zij baseren zich nog volledig op de onderhoudsvoorstellen van de leverancier. En omdat leveranciers baat hebben bij door hen uitgevoerd onderhoud, zorgt leveranciersgestuurd onderhoud voor hogere onderhoudskosten dan strikt noodzakelijk.

MTbook ondersteunt risicogestuurd onderhoud en helpt bij de transitie naar een op ervaringen gebaseerde onderhoudsaanpak

Hoewel steeds meer ziekenhuizen de risicogestuurde aanpak hanteren, bestaat er nog wel huiver over. Zeker bij de ziekenhuizen die nog niet volgens deze methodiek onderhoud plegen. Dat is ook wel te begrijpen omdat bedrijven en consumenten minder onderhoud associëren met meer defecten, uitval en hogere risico’s. Dat blijkt echter een misvatting. In de autobranche zien we door betere technologie ook steeds langere onderhoudsintervallen zonder dat de betrouwbaarheid afneemt. We zien dezelfde tendens bij medische technologie, maar ook de neiging om risico’s te overschatten.

Het risicoclassificatiemodel van Logic Medical, een integraal onderdeel van MTbook, helpt allereerst om de risico’s van medische apparaten juist en eenduidig in te schatten. En natuurlijk moet het onderhoud van hoog-risicoapparatuur intensiever zijn. Anderzijds betekent het ook dat voor laag-risicoapparatuur het onderhoud minder kan dan door de leverancier voorgeschreven. Onder de streep betekent dat dus een aanzienlijke financiële besparing. Maar betekent dat nu meer uitval en verstoring van het zorgproces? Nee, want de apparatuur die een grote impact op het zorgproces heeft als er een verstoring is, wordt met een hoger risico ingedeeld dan een apparaat met dezelfde kenmerken maar een kleinere impact op het zorgproces.

Het mooie van MTbook is dat het een risicogestuurde onderhoudsaanpak ondersteunt en al voor duizenden medische apparaten, - instrumenten en - hulpmiddelen een risicoclassificatie van Logic Medical bevat. Maar MTbook gaat verder.

MTbook maakt het delen van informatie met andere ziekenhuizen, via automatische gegevensuitwisseling met het (Ultimo) onderhoudssysteem, over het onderhoud van specifieke apparatuur mogelijk. Hierdoor worden - bijna realtime - inzichten verkregen over de toename van storingen en foutsituaties bij een gewijzigd onderhoudsregime. Op basis van ervaringsinformatie kunt u op zoek naar de juiste balans tussen kosten enerzijds, en de kwaliteit van de inzet van medische hulpmiddelen anderzijds.

Met MTbook zit u dus zelf weer aan de onderhoudsknoppen en hoeft u zich niet uitsluitend door uw leveranciers te laten sturen. MTbook is daarmee een uitstekend hulpmiddel bij een verandering naar een op risico’s en op ervaringen gebaseerde onderhoudsaanpak. Onze partners assisteren u graag bij deze verandering en bij het beslechten van interne discussies en dilemma’s, zodat u met vertrouwen de nieuwe onderhoudsaanpak kunt implementeren en toepassen.

Met MTbook is de kracht van onze partners Ultimo, Logic Medical en de samenwerkende ziekenhuizen gebundeld. Met MTbook beschikt u over een krachtige tool waarmee u de kwaliteit van medische technologie kunt verhogen en kosten kunt verlagen zonder toenemende risico’s. Samen slimmer werken!